EDUSTAY

 

Plataforma Tecnológica de Alertas Tempranas de Estudiantes Desertores y Gestión de las Estrategias para la Permanencia

 

La deserción estudiantil es un fenómeno presente en cualquier institución de educación superior a nivel mundial. Las universidades realizan grandes esfuerzos para determinar las causas que ocasionan esta problemática y ejecutar estrategias para la permanecía. A continuación le presentamos una innovación tecnológica que le permitirá:

  •  Caracterizar a sus estudiantes por cada factor de deserción (personal, socio-económico, académico e institucional)
  •  Obtener alertas tempranas de posibles desertores
  •  Gestionar las estrategias para la permanencia
  •  Realizar el seguimiento oportuno a sus estudiantes
  •  Obtener reportes e indicadores en tiempo real de toda la gestión

 

EDUSTAY es un sistema de información web que le permitirá trabajar de manera colaborativa y en línea. Debe tener en cuenta que nuestro proyecto de implementación contempla la adaptación de la plataforma a sus necesidades y estrategias. EDUSTAY es una propuesta flexible, innovadora y reúne todas las herramientas para facilitarle su gran meta: "Disminuir la deserción es su institución".

 

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES

 

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Escritorio Web & Widgets.

Todas las interfaces que componen el sistema de información, pueden accederse a través de un escritorio web. Este permite una comunicación asincrónica con la aplicación, abrir varia ventanas al tiempo y visualizar widgets.

 

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Configuración del Sistema

El software web permite la gestión del sistema ACL: Roles, Usuarios y Permisos. Además se puede realizar la parametrización de facultades, programas, servicios, entre otras configuraciones. Por ultimo se pueden definir los factores y las variables a las cuales se desea realizar seguimiento, como se pude observar en la imagen.

 

Configuración de un Ciclo

En la plataforma se pueden administrar los ciclos. Un ciclo inicia con el cierre de matriculas financieras de un periodo y el cierre de matriculas financieras del siguiente periodo. El objetivo es agrupar la población que se matriculo en cierto periodo para poder compararla con periodos anteriores y así calcular la tase de deserción estudiantil. Para un ciclo puedo definir su fecha de inicio y fin. Además puedo relacionar fechas claves como: cierre de matricula Académica, cierre de cohortes de evaluación e inicio de matricula financiera de próximo semestre. Para cada ciclo también se realiza la asignación de responsables por estudiante, de esta forma garantizamos el seguimiento personalizado de cada uno, donde el software es pieza clave para tal fin.

 

Gestión de Estudiantes.

La plataforma web permite la gestión de becas, descuentos y créditos de los estudiantes. Además permite extraer del sistema de información institucional, las materias matriculadas de cada estudiante, notas y materias retiradas durante el semestre. En el proyecto de implementación se realizará la integración con el sistema académico de la institución.

 

Valoración Académica y Entrevistas en Procesos de Admisiones.

El sistema permite realizar una prueba de conocimiento a los estudiantes para identificar las debilidades académicas en el momento de ingresar a sus estudios de educación superior. De esta forma realizar un seguimiento a estas debilidades detectadas. Además se podrán gestionar las entrevistas realizadas en los procesos de admisiones para consolidar la información registrada, en la hoja de vida centralizada del estudiante. La importancia de esta sección radica en realizar una CARACTERIZACIÓN INICIAL en los factores de deserción a través de una encuesta, la entrevista y un examen de conocimiento.

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Seguimiento de Estudiantes.

La principal característica de la plataforma es realizar seguimiento de los estudiantes. En ella pueden registrar una gestión que realicen sobre un estudiante. Podrán visualizar el listado de estudiantes con la posibilidad de filtrarlos. Podrán acceder al perfil del estudiante: datos personales, teléfonos, celulares, correos, materias, notas, entre otras opciones. Durante el desarrollo de una gestión podrán registrar: fecha y hora de inicio y fin de la gestión, resultado de la gestión, si ha contactado al estudiante, observaciones de gestión (con la posibilidad de ver un historial de antiguas observaciones realizadas al estudiante), conclusiones de gestión ( escoger de una lista de opciones ya pre-establecida y parametrizable por el administrador) y por ultimo ingresar las respuestas a las variables de deserción del estudiante para el calculo de su indicador de deserción. En esta misma interfaz se podrá visualizar el indicador y los factores de deserción ya calculados, con la posibilidad de ordenar descendentemente según su indicador de deserción para priorizar la gestión a los registros mas críticos.

 

Alertas Tempranas.

En el sistema se pueden definir la escala de valores para un indicador critico. Si un estudiante se encuentra dentro de esta escala, se notificara a su responsable para priorizarlo y ejecutar estrategias para fortalecer su permanencia.

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Gestión de Servicios para la Permanencia.

La plataforma Web permite la gestión eficiente de los servicios que contempla el programa. En el sistema se podrán agendar servicios (ej. Una asesoría Psicológica), registrar los resultados obtenidos del servicio y registrar los servicios de asistencia masiva (Ej: Taller Grupal).

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Reportes.

El sistema de información es de gran importancia para fortalecer los procesos de permanencia académica, debido a que proporciona información en tiempo real. A través de la plataforma se puede acceder a:

  •  Listados de Reintegro
  •  Consolidados de Gestiones de Estudiantes
  •  Reporte Detallado del seguimiento de un Estudiante
  •  Gráficas de la productividad del seguimiento al estudiante
  •  Estudiantes Contactados y Gestionados
  •  Resultados de las Gestiones
  •  Reporte Consolidado de los servicios para la permanencia académica
  •  Reporte para Plataforma SPADIES
  •  Reportes personalizados para la INSTITUCIÓN

 Los reportes son generados en archivos Excel, gráficos en línea y con filtros avanzados para los usuarios.

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A continuación puede apreciar una galería de imágenes de nuestro software:


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